認証コピーと言われる、Beglaubigte Kopie。ドイツで書類を郵送などで提出する際、原本は絶対に提出しません。その代わりに提出するのが、Beglaubigte Kopieです。ここでは、そもそもBeglaubigte Kopieって何なのか？どうやって入手するのか、もし役所でBeglaugbigungしてもらえなかった場合の対処方法を、自身の経験からお伝えします。
Beglaubigte Kopieって何？
・コピーにスタンプを押したもの
例えば、パスポートの一ページを提出しないといけない場合、原本は提出しません。当然ですよね、帰ってこない可能性があるからです。提出するのはコピー。しかし、ただのコピーだと信用性に欠けるということで、「これは本当に原本からのコピーですよ」という証明が必要になります。証明するのは役所の窓口担当者。コピーが本物かどうか、役所の窓口担当者が本物とコピーを両手にとって比較し、認められた場合コピーにハンコが押されサインがされます。それを、Beglaubigte Kopieといいます。主に成績書や卒業証明書、パスポートやビザなどの個人情報書類の提出の場合に使います。
どうやって入手する？
・日本とドイツ両方で手続き可能
もしあなたが日本で手続きできるなら、ぜひ日本のドイツ大使館等で済ませちゃってください！日本語でのやり取りだし、足りない書類があってもすぐに取り寄せることができます。それに越したことはありません。でもこのブログを読んでいる方はすでにドイツにいる方が多いと思うので、ここではドイツでの手続き方法を解説していきますね。
・一般的な手続きの流れ
まず自治体のHPから、Beglaubigungに必要な手続きを確認しましょう。街によっては申込用紙が必要になるようです。（フライブルクでは不要）訪問予約が必要であれば、予約を取ります。
当日の持ち物
- Beglaubigungしたいものの原本
- そのコピー
- 申込用紙（必要に応じて）
・当日、窓口で
「こんにちは、（仮に）パスポートをBeglaubigungをしたいのですが。」と伝え、パスポート（原本）とコピーを渡します。
担当者が確認し、必ず聞いてくるのは「提出先」です。
提出先を伝えると、担当者は少し時間をかけて原本とコピーをじっくり隅から隅まで比較し、確認します。ついでに原本が本物かもチェックされます。
原本が本物だと証明できる箇所を、聞かれたときに答えられるように準備しておくとより良いです。（判子、透かし加工、特殊な用紙など）
・本物だと認められた場合
コピーにスタンプが押され、提出先の名前と、担当者のサインが記入されます。
それが、Beglaubigte Kopieです。
スムーズに終わって良かったですね。Beglaubigte Kopieと原本を忘れず受け取り、料金を払って手続きは無事完了です。
原本は大事に保管し、Beglaubigte Kopieを提出しましょう。
断られた時の、残りの二つの可能性
・イレギュラーの話
何らかの原因でスタンプを押してもらえずに突き返され、担当者は「ここではBeglaubigungできません」の一点張り。うう～、困ったなあ。でも大丈夫！
・残された二つの可能性その一、Notar
役所で何らかの理由でBeglaubigungを断られても、Notar（公証人）に依頼することができます。Google mapsで近くのNotarを探して、Beglaubigungを依頼したいことを伝え、引き受けてもらえるか、その場合の料金と納期を問い合わせましょう。役所からNotarのリストをもらうこともできます。
経験メモ：私が一度依頼した時は、三枚綴りの書類一セットが10€弱、一週間弱の納期でした。綴じ穴のせいで市役所でハネられたのですが、市役所料金より割高で時間と手間もかかりました。
・可能性その二、派出所（Bürgerberatung）
※ここではフライブルクが例になりますが、他の街でも同じか似たような可能性があります。
日本にも、市役所とは別に、派出所がありますよね。ドイツにもそれがあって、フライブルクでは旧市街にある旧市役所の赤い建物がそれです。
フライブルクでは、 派出所（以後Bürgerberatung） でもBeglaubigungを受け付けているのです。
フライブルクの Bürgerberatung でBeglaubigung するメリット
- コピーを持っていく必要がない（その場で担当者がコピーを取るので）
- 予約を取る必要がない
- 待ち時間が少ない
- 窓口職員の方が親切
料金も市役所でするのと同じ。もはや、わざわざ市役所に予約を取ってコピー持参していくメリットがわかりません。
・料金は各自治体のHPに書いてあります。フライブルクを例に挙げると、一種類につき一枚目が4€、二枚目以降は1.5€とかなり安くなります。ですので、一度に数枚Beglaubigungしておくと安く済みます。
・Bürgerberatungは街によってBürgerbüro, Bürgeramtなど名前が異なります。各街が、Bürgerberatungで何が出来るかを決めるので、他の街でもBeglaubigungを出来るかどうかはわからないのですが、可能性は十分考えられます。
もしこれを読んでいるあなたがフライブルク以外の都市でお困りでしたら、この線で一度調べてみることをお勧めします！
まとめ
- 役所の窓口担当者が原本とそのコピーを見比べて、本物だと認めてスタンプ・サインをされたコピーをBeglaubigte Kopieという。
- 役所で何らかの理由で断られても、Notar（公証人）で依頼可能。
- 街によっては、 市役所の派出所でも可能。
いかがでしたでしょうか。それにしてもドイツは何でもかんでも書類が必要ですね…。
・参考サイト
Freiburg Beglaubigung https://www.freiburg.de/pb/,Lde/-/205332/;vbid3267/;vbmid3
Freiburg Bürgerberatung https://www.freiburg.de/pb/,Lde/-/205348/;oe6009451
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